Levere årsrapport i medlemsregisteret StyreWeb!

Frilynt Norge har en massiv økning i statlige tilskudd og frifond takket være høy medlems- og aktivitetsvekst. Laget ditt er en del av et nettverk med over 16.000 medlemmer i nær 200 lag. Jo flere vi blir, desto mer penger og tilbud får laget ditt tilgang til. Når laga står samlet har vi også større kulturpolitisk påvirkningskraft. Sammen står vi sterkere! Dette er av stor betydning for dere og oss når dere rapporterer:

– Antall medlemmer under 26 år
– Antall lokallag
– Antall kursdeltagere og kurs
– Antall teaterproduksjoner og forestillinger
– Antall involverte i teaterproduksjonene (både på og bak scenen)
– Antall kurs registrert i studieforbundet (Altså lurt å søke kurstilskudd året rundt)

Årsrapporteringen i Frilynt skjer via vårt medlemsregister StyreWeb. Hovedfokuset på rapporteringen er medlemslistene. Det er derfor viktig at disse er korrekte og i orden. Alle som har betalt kontingent i 2017 skal stå med status «betalt» i årsrapporten. Alle som står  som «ikke betalt» blir ikke telt med i registreringen (men det gjør ikke noe om de står i medlemslisten).

LEVERINGSFRIST FOR ÅRSRAPPORTEN ER TORSDAG 15. FEBRUAR 2018

HER KAN DU LOGGE DEG INN I STYREWEB OG LEVERE ÅRSRAPPORT.
Du finner årsrapporten ved å gå til menyen «Sentralorganisasjon – Årsrapport» velg rapport for 2017.

I denne guiden vil vi gi deg en innføring i hvordan du leverer årsrapport i StyreWeb. Frilynt Norge har valgt å ta inn årsrapportene fra medlemslagene elektronisk. Dette vil si at all rapporteringen går via StyreWeb.

Det som er meget viktig når man skal rapportere elektronisk, er at dere følger instruksjonene nøye. Den aller viktigste delen av årsrapporten er medlemslisten. Dersom du bruker fakturamodulen i StyreWeb må du se etter at alle medlemmer som har betalt kontingent til ditt lokallag i 2017 er markert som betalt (dette gjør ved åmarkere fakturaer som betalt). Dersom du ikke bruker fakturamodulen så se etter at alle som står på medlemslisten inne i årsrapporten står markert som betalt. Dersom noen ikke har betalt må du sette «ikke betalt» som status. Det er leder i laget som står ansvarlig for at disse listene er korrekte. Når du leverer årsrapporten så låser den leverte medlemslisten seg, slik at man ikke får endret på medlemstallene i ettertid. Derfor er det viktig at dere går ordentlig igjennom medlemslisten før dere leverer rapporten.

Du finner årsrapporten ved å gå til menyen «Sentralorganisasjon – Årsrapport» velg rapport for 2017.

Slik leverer du årsrapporten i StyreWeb:

ORGANISASJONSINFORMASJON
Sjekk etter at informasjonen om lokallaget er oppdatert.

PS: I feltene telefon og e-post skal du kun føre opp dersom laget har en egen e-postadresse eller telefonnummer. Ikke personlige e-postadresser eller telefonnummer, da dette er koplet til personene i laget. Eksempel på riktig bruk kan være [email protected]

Under kontaktperson velger du personen i laget som er kontaktpersonen mot Frilynt som bør motta informasjon osv. Som standard er denne satt til styreleder.

AKTIVITET
Årsmøte dato:
Fyll inn dato for årsmøte 2017 (2016 dersom dere har årsmøte annethvert år).
Styret valgt for: Velg hvor lange styret er valgt for
Fylker med aktivitet: Skriv inn fylket eller fylkene ditt lag har medlemsaktiviteten.
Kommuner med aktivitet: Skriv inn kommunen eller kommunene ditt lag har medlemsaktiviteten.

MEDEMSAKTIVITET
Har det vært minst 1 medlemsrelatert aktivitet i løpet av året?: Huk av dersom dere har hatt minst en medlemsrettet aktivitet. Dette kan være alt fra en pizzakveld til øvelser i teateret. Noe som noen eller alle medlemmene i laget er med på.

LENKER MED PUBLISERINGER OM LAGET
Trykk på «lag ny» og legg til internnettlenker med saker fra aktiviteten i 2017. Dette kan være link til anmeldelse av forestilling, og alt som har med lagsdriften deres å gjøre.

Når du har trykket «lag ny» kan du legge til lenken. I feltet navn skriver du en forklaring på hva det er lenke til, og i nettadresse legger du inn internnettlenken. Trykk lagre. Man kan legge til så mange lenker man vil.

RAPPORT FOR TEATER, DANS OG/ELLER SCENEAKTIVITET
Trykk på «legg til» og fyll inn informasjon om den aktuelle produksjonen. Legg til en ny linje for hver produksjon.

Dette er ca. tall fra all teater, dans og/eller sceneaktivitet dere hadde i lokallaget i 2017. Les nøye informasjonen og fyll inn.

INFORMASJON:
1. Som deltagere teller ALLE som har vært involvert i produksjonen på og bak scenen.
2. Fyll ut så langt dere kom i 2017 for forestillinger som har premiere i 2018.
3. Husk å føre opp ALLE produksjoner, både 1. og 2. halvår 2017.

Forestillinger og publikum
Her skriver du antall øvelser, forestillinger og publikum på den aktuelle produksjonen (kun i 2017). For stykker med prøvestart i 2016 og forestilling i 2017, fører man opp alle øvelser fra 1. januar 2017. Til stykker med øvelser i 2017 og premiere i 2018, skriver man bare opp øvelser (forestillingene føres da opp i årsrapport for 2018 som sendes inn i 2019). Det er viktig å få med påbegynte stykker i 2017.

Legg til en linje per produksjon.

NB! Dersom dere ikke hadde noen form for teater, dans eller sceneaktivitet kan dere la vær å legge til noe her.

Forklaring av felter:

Tittel: Tittel på stykket.  For eksempel: Robin Hood (Dersom dere ikke ennå har tittel, kan dere bare skrive teateroppsetning eller revy)
Type: Velg type produksjon.
Fra: Dato øvelser startet (tidligst 1.1.17. Aktivitet før dette skal være ført opp i årsrapport 2016)
Til: Dato produksjonen var ferdig eller så langt dere kom i 2017 (senest 31.12.17. Øvelser og forestillinger etter dette skal føres opp i årsrapport for 2018)
Manus: Velg om manuset var ferdig skrevet eller om det var egenprodusert.
Lengde: Velg om forestillingen varte mellom 20-60 minutter eller over 60 minutter.
Ant øvelser: Skriv inn ca antall øvelser dere har hatt i produksjonen.
Ant forestillinger: Skriv opp antall forestillinger dere har hatt i denne produksjonen.
Ant publikum: Skriv inn ca antall publikum som så produksjonen.
Delt. 0-13 år: Skriv antallet personer i aldersgruppen (Antall deltagere i hele produksjonen (skuespillere, PR, styret, teknikere osv.))
Delt. 13-25 år: Skriv antallet personer i aldersgruppen (Antall deltagere i hele produksjonen (skuespillere, PR, styret, teknikere osv.))
Delt. over 26 år: Skriv antallet personer i aldersgruppen (Antall deltagere i hele produksjonen (skuespillere, PR, styret, teknikere osv.))

TILLITSVALGTE PER 31.12.2017
Her må du sjekke at styret som satt i foreningen den 31.12.17 er korrekt. Dersom det mangler nødvendig informasjon så må dette fylles inn.

MEDLEMSLISTE PER 31.12.2017
Her dukker alle medlemmene som ligger i medlemslisten opp.

Dersom dere brukte fakturamodulen i StyreWeb til å ta inn kontingenter og markerte betalinger på den måten så vil årsrapporten være ferdig oppdatert med riktige betalingsopplysninger på medlemmene. Det du trenger å gjøre er å dobbeltsjekke at du har markert alle som betalt kontingent før 31.12.17.

Dersom dere ikke brukte fakturamodulen til StyreWeb så kan dere markere hvem som har betalt og ikke-betalt i dette steget i årsrapporten. Vær nøye med at det kun er medlemmer som har betalt kontingent innen 31.12.17 som skal stå som betalt i medlemslisten. Medlemmer som ikke har betalt kan stå i medlemslisten men med status ikke betalt.

NB! Det er utrolig viktig å sjekke at medlemslisten er 100% riktig. Når årsrapporten er sendt inn, stenges muligheten for å redigere medlemslistene for 2017.

 

Om du har spørsmål angående rapporteringen kan du opprette en sak i StyreWeb via menyen «Hjelp – Kontaktskjema». Det er også mulig å sende en e-post til medlemsregister(AT)frilynt.no eller ringe oss på telefon 33 48 80 90.

LEVERINGSFRIST FOR ÅRSRAPPORTEN ER TORSDAG 15. FEBRUAR 2018

HER KAN DU LOGGE DEG INN I STYREWEB OG LEVERE ÅRSRAPPORT.
Du finner årsrapporten ved å gå til menyen «Sentralorganisasjon – Årsrapport» velg rapport for 2017.