Har laget ditt husket å fakturere kontingent i 2014? Hvis ikke må det gjøres straks! Joachim hjelper deg i medlemsregisteret Hypersys.
Det meget viktig at alle lag i Frilynt krever inn medlemskontingent og ikke minst mottar innbetaling i 2014 fra alle sine medlemmer før nyttår.
– Vi skal straks hente inn medlemstall fra alle våre lokallag, og da er det kun de som har betalt kontingent i 2014 som teller med. I tillegg til at dette er inntekter for laget, så har antallet betalende medlemmer i lokallaget betydning for potten til fordeling i Frifond og tilskudd til drift, aktivitet og kursvirksomheten for medlemmene i Frilynt, forteller organisasjonskonsulent i Frilynt, Joachim Svendsrød Nordby. Derfor er viktig å få med alle.
GÅ TIL GUIDE FOR MEDLEMSREGISTERET HYPERSYS
Minst 50 kroner
Kontingenten per medlemskap skal være minst 50 kroner i laga. Det gjelder også for familiemedlemskap.
– Kontingentinntektene beholder laget selv. Men det er viktig at man kan dokumentere at den enkelte har betalt kontingenten selv. Fakturering av kontingenten gjøres gjennom medlemsregisteret Hypersys. Der kan du både skrive ut fakturaer for utsending i posten eller dele ut på f.eks. øvelsen, eller sende faktura på mail til medlemmene i laget. Så fort medlemmene har betalt går man inn og registrerer innbetalingene i Hypersys.
På nyåret skal det hele gjennomgås og signeres digitalt av leder eller to styremedlemmer i laget. Medlemslista skal da formelt godkjennes sammen med en kort årsrapport i Hypersys. Mer informasjon om dette kommer om kort tid.
Hjelp og service
– Om du har spørsmål om medlemsregisteret kan du ta kontakt med meg på følgende måter: 33 48 80 92 eller e-post: medlemsregister(at)frilynt.no
Medlemsansvarlig i laget?
– Vi oppfordrer alle lag til å velge en medlemsansvarlig dersom dere ikke har rutiner for dette fra før. Da kan vi gi denne tett oppfølging og opplæring i Hypersys, forklarer Joachim.
Forenkling
Hypersys skal forenkle hverdagen for laget. Ting som før var papirbasert skjer nå i registeret, og over tid vil laget få et stort arkiv over medlemslister, styrer, endringer i vedtekter, søknader til frifond og teaterfondet og mye mer.
– Men det tar noen år før alle kan alt i Hypersys. I starten vil dette som alt annet føles som unødvendig og irriterende. Vi må bare være litt tålmodige, sier Joachim som viser til en rekke organisasjoner som er strålende fornøyd etter noen år med innkjøring.
SLIK GJØR DU DET:
- Legg inn medlemsliste for 2014
Dersom dere ikke allerede har lagt inn medlemmene i Aarhønens Kulturelle teater for 2014, må dette gjøres. Vi kan hjelpe dere med å importere medlemslister for 2014, slik at det blir enklest mulig å sende ut fakturaer i 2015. Da blir det kun nye medlemmer som må legges inn. Resten av medlemmene ligger der fra før når vi har gjort importeringen.Send oss medlemsliste i excel eller word på medlemsregister(at)frilynt.no (om det ikke allerede er gjort) For at vi skal legge inn medlemslisten, må vi ha fullt navn, adresse, postnummer, fødselsdato/år, medlemskapstype og kontingentsum på alle medlemmer. Medlemsliste mal finner du her.
Dersom dere har lagt inn medlemslisten for 2013, og medlemmene i 2014 er de samme, kan vi enkelt videreføre medlemmene fra 2013 til 2014. Ta kontakt med oss for hjelp og opplæring til dette.
- Innhenting av e-post og mobilnummer
Medlemsregisteret gjør det mulig å enkelt kommunisere med medlemmene i laget ditt via SMS eller e-post. Faktura for kontingent kan også sendes pr. post eller e-post. Men det må gjøres en jobb i laget ditt med å samle inn e-post og mobilnummer på hvert enkelt medlem. Vi oppfordrer alle om å sette i gang med innhenting av denne informasjonen allerede nå.
- Marker medlemmer som har betalt
Når medlemslisten er lagt inn, eller dere har videreført medlemmer fra 2013. Kan dere markere alle medlemmene som har betalt kontingent. Hvordan dette gjøres kan du se på: www.frilynt.no/?p=2047
GÅ TIL GUIDE FOR MEDLEMSREGISTERET HYPERSYS
