Under manus og musikk kan dere legge inn manus og lydfiler til prosjekter dere har i foreningen.

Man kan sortere på sjanger (sjanger defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – manus og musikk”).

Man kan legge til internettlenker til for eksempel YouTube.

Manusene og musikken kan være synlig i medlemsappen Gnist, slik kan medlemmene samtidig få tilgang til oppdatert manus og musikk i produksjonen de jobber med.

Manus og musikk kan også koples sammen med terminlister dersom man abonnerer på aktivitetsmodulen.

Manus og musikk finner du ved å gå til menyen ”Arkiv- manus og musikk”.

MANUS OG MUSIKK KREVER AT DU HAR MODULEN «GNIST – MUSIKK» FOR Å FÅ FILENE SYNLIG I GNIST.

I meldingstjenesten har dere muligheten til å kommunisere med blant annet medlemmer, foresatte, styret, grupperinger, komitéer og kontakter.

Dere har historikk på alle meldingene som er sendt ut, med søkemuligheter.

Dere kan sende både e-post og SMS, med muligheten til å angi et framtidig leveringstidspunkt.

Ved opprettelse av e-post er det også mulig legge ved dokumentvedlegg fra dokumentarkivet.

Man kan sende meldinger som SMS eller e-post, eller begge samtidig. Man kan velge avsender. Om noen svarer på e-posten så er det avsenderen som får svaret.

E-post er gratis, men SMS koster 50 øre per melding. Man kan fylle på SMS-balansen direkte i StyreWeb.

Når man bestiller SMS vil foreningen automatisk få faktura for dette.

Man kan sende meldinger fra medlemslisten, komitéer, avdelinger, grupperinger, brukere og mange andre steder. Får man opp en knapp som heter ”Send melding” så blir dette sendt fra meldingstjenesten.

Man kan også manuelt velge hvem man vil sende til direkte i meldingstjenesten.

Meldingstjenesten finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – meldinger”.

Møteprotokoll gir foreningen muligheten til å planlegge og gjennomføre møter direkte i StyreWeb.

Man kan lage egne protokoller for hver møtetype (styremøter, medlemsmøter, årsmøte osv.).

Inne på møteprotokollen kan du legge til møtedatoer, deltagere, saksliste med mulighet for å legge inn beslutninger og filer.

Det er mulig å legge huskelapper på saker slik at den som er ansvarlig for å utføre oppgaven kan se dette i sin huskeliste.

Det er også mulighet for å sende melding til alle som er satt som deltagere i møtet.

Møteprotokollen kan vises på foreningens kalender om ønskelig. Med dette verktøyet kan alle i styret følge med på hva som skjer i møtene.

Personellregisteret brukes for å legge inn personer som jobber mot medlemmene.

For eksempel instruktør, koreograf, repetitør, foreldrevakt og lignende.

I personellregisteret kan man legge til informasjon om lønn, lønnsavtaler, skattekort og politiattest. Personell kan også knyttes opp mot spesifikke avdelinger.

Personellregisteret finner du ved å gå til menyen ”Arkiv – personell”.

TIPS: Personelltyper defineres under menyen ”Administrasjon – andre kategorier – personell”

Personregisteret i StyreWeb er der alle personer i hele foreningen ligger.

Alt fra medlemmer, brukere, personell osv. Om man vil legge inn en annen adresse på en foresatt kan man søke vedkomne opp her og legge det til.

Når man legger foresatt til på medlemmer så legges de automatisk inn med adressen til medlemmet.

Om det er blitt duplikater i medlemsregisteret så kan disse slås sammen i personregisteret.

Om du ikke vet om det er duplikater i systemet kan du gå til personregisteret og trykke på vis duplikater. Her vil du få en oversikt over alle systemet tror er duplikater.

Personregisteret finner du ved å gå til menyen ”Arkiv – personer”.

StyreWeb har en egen meny for spørsmål og svar, her kan du finne ut alt det du måtte lure på om systemet.

Det er gode instruksjoner med bilder og tekst. Det finnes også undervisningsfilmer for noen av de største oppgavene i systemet.

En guide med relevante emner fra spørsmål og svar vil være synlig på mange av sidene dere er inne på i StyreWeb.

Det dukker opp som en egen stolpe på høyre side av skjermen. Om du ikke ser denne kan du trykke på spørsmålstegnet øverst til høyre på skjermen (under profilbildet ditt).

Hvis du vil ta en titt på alle spørsmål og svar kan du gå til menyen ”Hjelp – Spørsmål og svar” eller ”Hjelp – undervisningsfilmer”.

Alle personer som har tilgang til foreningens portal/medlemsregister er brukere.

Brukere kan tildeles roller som er relevant i deres forening. Det er i brukeroversikten at man definerer styreroller.

For styreroller kan man legge inn datoer for perioden man er valgt.

Alle som står i listen over brukere har tilgang til medlemsregisteret (man har tilgang selv om det ikke er registrert rolle). Så det er viktig at dere fjerner tilgangen til brukerne som ikke lenger er med i foreningen.

Om dere fjerner tilgangen til en bruker så kan denne lett gjenopprettes ved å finne brukeren i listen over ”ikke aktive”.

Brukeroversikten finner du ved å gå til menyen ”Administrasjon – brukere”.

Alle brukere kan styres med tilgangskontroll, slik at dere i foreningen har full oversikt over hvilke brukere som har tilgang til hva.

Det er kun brukere med administratortilgang som kan endre på tilgangskontrollene (I Frilynt er dette satt til styreleder som standard).

Dere velger selv hvem som skal være administratorer i deres forening.

Tilgangskontrollene er som følger:

• Rediger Medlemsregister: Kan gjøre endringer i medlemsregisteret.
• Regnskap – Nivå 1: Kan kun lese regnskapet.
• Regnskap – Nivå 2: Alle rettigheter rundt føring av regnskapet.
• Personaladministrasjon: Kan gjøre endringer i personellregisteret. «Arkiv – Personell».
• Hjemmeside administrator: All redigering i forbindelse med hjemmesiden.
• Hjemmeside publisering: Forfatte og publisere artikler på hjemmesiden.
• Administrator: Har tilgang til å endre alt som har med brukere, og tilgangskontroll å gjøre.

Dersom dere trenger hjelp og tips rundt dette med brukere så ta kontakt med oss på medlemsregister(AT)frilynt.no eller 33 48 80 90.

TIPS: Roller på brukere defineres under menyen ”Administrasjon – andre kategorier – roller”

I utstyrsarkivet kan dere legge inn alt utstyr dere har i foreningen.

Man kan kategorisere utstyret etter type (typer defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – utstyr”).

Videre kan man legge inn serienummer, merke, beskrivelse, lagringssted, leverandør, pris, kjøpsdato, filvedlegg, internettlenker og kvalitet på produktet (kvalitet defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – kvalitet”).

Det er også funksjonalitet får å låne/leie ut utstyret til medlemmer.

Utstyrsarkivet finner du ved å gå til menyen ”Arkiv- utstyr”.