StyreWeb – medlemsregister

Frilynt spanderer medlemsregister til sine lokallag,  det vil si at alle medlemslag i Frilynt har gratis tilgang til vårt medlemsregister – StyreWeb!

Ta kontakt med oss på 33 48 80 90 eller medlemsregister(at)frilynt.no hvis du har spørsmål.

LOGG INN I STYREWEB HER!

MEDLEMSREGISTER(Inkludert i Frilyntmedlemskapet)
ARKIV(Inkludert i Frilyntmedlemskapet)
ØKONOMI (Inkludert i Frilyntmedlemskapet)
FUNKSJONER I STYREWEB RETTET MOT FRILYNT NORGE
AKTIVITET (MODUL SOM KAN BESTILLES)
HJEMMESIDE (MODUL SOM KAN BESTILLES)
INNMELDING (MODUL SOM KAN BESTILLES)
ARRANGEMENT (MODUL SOM KAN BESTILLES)
MEDLEMSKORT (MODUL SOM KAN BESTILLES)

INFO OM STYREWEB OG ALLE FUNKSJONER:

MEDLEMSREGISTER (Inkludert I Frilyntmedlemskapet)
StyreWeb er et nettbassert medlemsregister for alle lag og foreninger i Frilynt. Det eneste man trenger for å bruke medlemsregisteret er en nettleser (eks. Internett Explorer, Safari, Chrome, Firefox eller Opera) og internett tilgang. Medlemsregisteret vil derfor alltid være oppdatert uansett hvor du befinner deg. StyreWeb sin hovedoppgave er å kontinuerlig holde informasjonen i medlemslistene oppdatert, og at man enklere kan rapportere til Frilynt og søke tilskudd direkte i registeret med digital signatur. Dette er et flott verktøy for dere som sitter i styret og for alle som er med å bidra i lokallaget.

Logg inn i StyreWeb på https://portal.styreweb.com. Har du ikke bruker kontakt ditt lokallag eller Frilynt Norge på e-post: medlemsregister(AT)frilynt.no eller telefon 33 48 80 90.

MEDLEMSREGISTER:
I medlemsregisteret får du en god oversikt over alle medlemmene i foreningen. Du kan lagre mye informasjon på hvert medlem som kan tas ut i rapporter fra systemet. Eksempler: Navn, adresse, fødselsår, Mobil, telefon, e-post, distrikt, startdato, sluttdato, familie, kontingenttype, avdeling, gruppe, gruppering, personatruibutter osv. Vi forklarer disse funksjonene nærmere i egne punkter.

FILTER:
Medlemslisten i StyreWeb har en meget god filtreringsmodul. Her kan man filtrere ut medlemmer på for eksempel Navn (fritt søkefelt), medlemsnummer, medlemskapstype, betalingsstatus (er bare aktiv om man bruker økonomimodulen), avdeling, gruppe (gruppe i avdeling), distrikt, gruppering, utmerkelse, kjønn, personatributt, telefon/mobil, fylke, kommune og fødselsår. Man kan også få en oversikt over medlemmer som har sluttet i foreningen (Her er det også enkelt å reaktivere medlemmene om de skulle velge å bli medlem igjen).

RAPPORTER:
I medlemsregisteret kan man raskt og enkelt ta ut rapporter med informasjon om medlemmene. Det finnes en rekke forskjellige rapporter man kan bruke. Rapportene kan eksporteres til excel for videre bearbeiding, eller til PDF. Eksempler på rapporter kan være:

  • Standard rapport (Informasjon om medlemmet med avdeling)
  • Kontaktrapport (Informasjon på medlemmer og foresatt)
  • Adresserapport (Informasjon på medlemmer med adresse og avdeling)
  • Dato (Fødselsdato, Alder, start- og sluttdato og medlemsnummer)
  • Bursdagsliste (Medlemsnummer, fødselsdato, alder, adresse, mobil og e-post til medlemmet)
  • Medlemsliste m/gruppering (Viser grupperingene medlemmene er med i)
  • Foresatt rapport (Viser foresatte til medlemmer med telefon- og mobilnummer)
  • Foresatt rapport m/e-post (Lik som foresatt rapport, med e-postadresser i tillegg)
  • Adresseetiketter (Til utskrift på etiketter. Brukes om man skal sende post til alle medlemmer)
  • Familier (Viser hvilke medlemmer som er i familie samt e-post og mobilnummer til medlem og foresatt)
  • Matpreferanser (Viser kun medlemmer med matpreferanser dersom dere har det)
  • Medlemsstatus (Viser info på medlem samt medlemstype, betalingsstatus (vises kun når man bruker økonomimodulen) og start- og sluttdato)
  • Detaljert rapport (Har med så og si all informasjon)
  • E-post (Viser medlemmets navn, samt e-postadresser til medlem og foresatte)

Rapporter kan brukes i samarbeid med filtreringen i medlemslisten. Slik får du ut rapporter for de medlemmene du vil ha. Gjør først et filtreringssøk, og deretter velg en rapport.

Om dere trenger en annen form for rapport enn det som ligger som standard er det mulig at vi kan se på om det er mulig å legge til. De rapportene som ligger inne skal dekke de fleste behov for en vanlig forening.

MEDLEMSTYPER:
I StyreWeb opererer vi med medlemstyper på medlemmene for å definere type kontingent medlemmet skal ha. Vi bruker som standard medlem (vanlig medlem), familiemedlem (for alle i en familie, eller noen i familien), støttemedlem og æresmedlem. Vi har også egne medlemstyper for venteliste og permisjon (mer om disse ser du lenger ned). Det er også innenfor disse medlemstypene mulig å ha forskjellig kontingent basert på alder, dette gjøres i medlemskontingentmenyen i økonomimodulen. Om dere ønsker andre kontingenttyper så må dette gjøres via Frilynt eller StyreWeb.

VENTELISTE:
Dersom dere har venteliste i foreningen kan dette legges inn i StyreWeb og holdes styr på der. Når et medlem slutter kan dere sette første på ventelisten inn som nytt medlem. I StyreWeb bruker vi en egen medlemstype som heter venteliste for å definere de som står på venteliste. Denne medlemstypen vises ikke sammen med de andre medlemmene med mindre man velge å vise alle i filtreringen. Når et medlem går fra venteliste til å bli medlem endrer man bare medlemstypen og legger medlemmet inn i eventuelle avdelinger.

PERMISJON:
Dersom din forening bruker permisjon på medlemmer så kan dette også legges inn i StyreWeb. Når et medlem går ut i permisjon så endrer man bare medlemstype til permisjon. Denne medlemstypen vises ikke sammen med de andre medlemmene med mindre man velge å vise alle i filtreringen. Når medlemmet er tilbake fra permisjon kan man bare endre medlemstypen og legge medlemmet inn i eventuelle avdelinger. Dette gjør at ingen informasjon på medlemmet går tapt.

PERSONATTRIBUTTER:
I noen tilfeller kan det være greit å ha en ekstra informasjon på noen av medlemmene. Si det være seg at man vil ha oversikt over hvilke medlemmer som har tilhenger (for bruk på dugnad eller lignende). Da kan man sette denne attributtet på medlemmene det gjelder. Man kan da filtrere på attributtet i medlemslisten, slik at man får opp alle som har dette.

TIPS: Personatributter defineres under menyen ”Administrasjon – andre kategorier – personatributter”

DISTRIKT:
Om dere ønsker å legge medlemmene i distrikter så er dette mulig. Man kan for eksempel bruke distrikt for å angi hvilken skole medlemmene går på.

TIPS: Distrikt defineres under menyen ”Medlemmer – kategorier – distrikt”

AVDELINGER OG GRUPPER/KLASSER:
Man kan dele medlemmene opp i avdelinger og grupper i StyreWeb. Dette er meget nyttig dersom dere har forskjellige aktiviteter i medlemsmassen. Avdeling kan for eksempel brukes som skille av barnegruppe og ungdomsgruppe eller hva dere måtte ønske. Alle medlemmer som ligger i avdeling kan også faktureres som gruppe i økonomimodulen. Når man kjører medlemskontingent kan man sette en kontingent for alle medlemmer i foreningen (også de som ikke er i en avdeling) og en bestemt aktivitetsavgift per avdeling for de som er med i avdelinger (dette gjør at man kan kjøre en runde med fakturering av medlemskontingent og treningsavgift i en og samme prosess). Avdelingene kan videre deles inn i grupper som for eksempel: Dansere, skuespillere, sangere osv.. En person kan være med i flere avdelinger om ønskelig. Medlemmer som ligger i avdelinger kan enkelt filtreres ut i medlemslisten. Avdelingene finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – avdeling”.

TIPS: Grupper under avdeling defineres under menyen ”Medlemmer – kategorier – grupper”

GRUPPERINGER:
Grupperinger er en egen mulighet til å legge medlemmer i en egen gruppe med utvalgte medlemmer. Det er i enkelte tilfeller bedre å legge personer i grupperinger isteden for avdelinger. Eksempler på bruk av gruppering kan være at foreningen skal på en tur som er på tvers av alle avdelinger i foreningen. Dere kan da sende ut en påmelding ved å bruke spørreskjema (en del av aktivitetsmodulen), der alle som svarer ja til å bli med på turen kan havne i den egen gruppering. Dette kan selvsagt også gjøres manuelt hvis dere sender ut informasjon/påmelding på annen måte. I medlemslisten kan dere filtrere ut medlemmer som er med i en gruppering. Det er også mulig å fakturere grupperinger i økonomimodulen. Et annet eksempel kan være salg av teatergenser/effekter til medlemmer i foreningen som dere senere skal fakturere. Grupperinger finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – grupperinger”.

FORESATT PÅ PERSONER UNDER 18 ÅR:
Alle medlemmer under 18 år kan ha en eller to foresatte koplet til sin profil. Den foresatte kan være satt opp med eget mobilnummer og e-post. Som standard så går alle fakturaer til medlemmer under 18 år til foresatt 1 eller kontaktpersonen i familien dersom familiemodulen er i bruk. Foresatte kan også? legges i medlemslisten om ønskelig, samt delta i komitéer/foreldregrupper osv. Om medlemmet er over 18 år så vises ikke muligheten for foresatt på medlemmets profil.

FAMILIETILKNYTNING OG SØSKENRABATT:
I StyreWeb kan man bruke familiemodulen på flere måter.

Om foresatte ikke er medlemmer i foreningen kan familiemodulen brukes til å sette søsken i familie. På denne måten kan man gi søskenmoderasjon på medlemskontingent og aktivitetsavgift til foreningen. Søskenmoderasjon kan lett settes i økonomimodulen om søsken er satt i familie.

Om hele familien er medlem i foreningen, kan alle settes i familie. Man kan da sende en felles medlemskontingent til familien. Det er også mulig at alle i familien får forskjellige kontingenter etter hvilke kontingenttyper de bruker (familiemedlem, aktivt medlem osv.). Om noen i familien er med i avdelinger så kan disse motta treningsavgift og få det på samme faktura. Man kan sette en kontaktperson i familien som vil motta fakturaene.

Familiemodulen finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – familie”.

ANSIENNITET:
Man kan holde oversikten over ansienniteten på medlemmene i StyreWeb. Det er en enkel modul som man kan bruke en gang i året for å gi alle medlemmer ansiennitet (man kan også gi ansiennitet til utvalgte medlemmer). Hvis det er første gang dere bruker modulen så kan startdato legges inn på medlemmene slik at den kan ta med alle år medlemmet har tjent opp. Ansiennitet finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – ansiennitet”.

UTMERKELSER:
Dersom dere har egne utmerkelser i foreningen kan disse defineres og koples til de medlemmene dette er aktuelt for. Slik kan dere enkelt holde oversikt over alle utmerkelser direkte i systemet. Utmerkelser kan filtreres ut i medlemslisten. Utmerkelser finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – utmerkelser”.

POLITIATTEST:
Man kan enkelt holde oversikt over de personene i foreningen som leverer politiattest. Man lagrer ikke politiattesten, men skriver opp datoen attesten er sendt til politi, datoen det fremvist og godkjent i foreningen samt hvem som har godkjent det. Man kan også legge inn datoen politiattesten går ut. Slik kan man holde oversikt over alle i foreningen som har politiattest og når dette må fornyes og følges opp. Politiattest kan legges til på brukere i systemet og personell. Politiattest finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – politiattest”.

GNIST MEDLEMSAPP (GRATIS!):
Gnist er en app som er laget for å gjøre driften i foreningen enklere. Gnist kan man bruke både på mobil (app), nettbrett (app) og pc/mac (https://gnist.styreweb.com). Alle personer i medlemsregisteret som har en e-postadresse kan ta i bruk Gnist. Det finnes en enkel måte å sende ut en invitasjon til alle medlemmer fra systemet slik at de raskt og enkelt kan ta den i bruk. Med Gnist er medlemmene og foresatte tett på din forening. Her ser man meldinger fra foreningen, og oversikt som viser relevante aktiviteter/avdelinger for medlemmet. I profilen kan man enkelt vedlikeholde sine kontaktopplysninger og legge inn profilbilde. I foreninger med foresatte, kan både foresatt og medlem ha appen for å holde oversikt.

Om foreningen bruker aktivitetsmodulen kan medlem/foresatt varsle fravær direkte i appen og instruktør/personell kan enkelt føre opprop under øvelse. Man vil også motta push-varslinger direkte i appen før øvelser. Man vil også få oversikt over kalenderen til Frilynt Norge. Gnist finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – gnist”.

ONLINE OPPDATERING:
Online oppdatering er et verktøy som benyttes for å oppdatere medlemsregisteret. Ved å sende ut en Online oppdatering, ber dere medlemmene selv oppdatere personalia som er registrert i medlemsregisteret. Dette gjør at dere i styret sparer mye tid på innhenting av endringer, og registrering av disse. Dere velger selv om endringen automatisk skal oppdateres i medlemsregisteret, eller om dere manuelt skal utføre en godkjenning først. Det er allerede forfattet en standard tekst som vises i e-posten som blir sendt, som vil hjelpe medlemmet å oppdatere personalia. Dette gjelder også dersom du ønsker å sende online oppdatering per SMS. Dersom dere ikke har e-post eller mobilnummer til medlemmet kan StyreWeb sende ut brev der medlemmet kan logge seg inn og oppdatere personalia (det er en kostnad per brev). Online oppdatering finner du ved å gå til menyen ”Medlemmer – online oppdatering”.

 

ARKIV (Inkludert I Frilyntmedlemskapet)

DOKUMENTARKIV (LOKALT):
I dokumentarkivet kan dere lagre dokumenter som er viktige for foreningens drift. Det er mulig å kategorisere dokumenter og legge filer i arkivskap og mapper. Om ønskelig kan man også sette tilgangskontroll på dokumentarkivet, slik at bare utvalgte brukere med spesifikke roller kan få tilgang. Som standard er alle foreninger satt opp med 2 arkivskap. «Styredokumenter» har rollebasert tilgangskontroll, mens «Felles» er åpent for alle deres brukere. For å legge til nye arkivskap og sette tilgangskontroll går du til menyen ”Administrasjon – andre kategorier – dokument”. Selve dokumentarkivet finner du ved å gå til menyen ”Arkiv- dokumenter”.

MØTEPROTOKOLL:
Møteprotokoll gir foreningen muligheten til å planlegge og gjennomføre møter direkte i StyreWeb. Man kan lage egne protokoller for hver møtetype (styremøter, medlemsmøter, årsmøte osv.). Inne på møteprotokollen kan du legge til møtedatoer, deltagere, saksliste med mulighet for å legge inn beslutninger og filer. Det er mulig å legge huskelapper på saker slik at den som er ansvarlig for å utføre oppgaven kan se dette i sin huskeliste. Det er også mulighet for å sende melding til alle som er satt som deltagere i møtet. Møteprotokollen kan vises på foreningens kalender om ønskelig. Med dette verktøyet kan alle i styret følge med på hva som skjer i møtene.

KOMITÉ/FORELDREGRUPPER:
Man kan legge inn komitéer/foreldregrupper i StyreWeb. Man kan legge medlemmer, foresatte, brukere, kontakter og personell i komitéen. Når man har opprettet en komité så kan man legge til kontaktpersoner for komitéen, lage en egen kalender, lage et eget filarkiv og sende meldinger til alle i komitéen. Komitéen kan også være synlig i medlemsappen Gnist om det er ønskelig. Dette gjør det lett for foreningen å holde oversikt over alle komitéer. Medlemmene i komitéen kan selv sende meldinger til hverandre via medlemsappen Gnist. Komitéer finner du ved å gå til menyen ”Arkiv – komité”.

TIPS: Komitétyper defineres under menyen ”Administrasjon – andre kategorier – komitétype”

UTSTYRSARKIV MED UTLÅNSMULIGHETER:
I utstyrsarkivet kan dere legge inn alt utstyr dere har i foreningen. Man kan kategorisere utstyret etter type (typer defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – utstyr”). Videre kan man legge inn serienummer, merke, beskrivelse, lagringssted, leverandør, pris, kjøpsdato, filvedlegg, internettlenker og kvalitet på produktet (kvalitet defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – kvalitet”). Det er også funksjonalitet får å låne/leie ut utstyret til medlemmer. Utstyrsarkivet finner du ved å gå til menyen ”Arkiv- utstyr”.

KOSTYMEARKIV MED UTLÅNSMULIGHETER:
Kostymearkivet har samme funksjoner som utstyrsarkivet. Man kan kategorisere utstyret etter type (typer defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – kostymer”). Kostymearkivet finner du ved å gå til menyen ”Arkiv- kostymer”.

MANUS OG MUSIKK:
Under manus og musikk kan dere legge inn manus og lydfiler til prosjekter dere har i foreningen. Man kan sortere på sjanger (sjanger defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – manus og musikk”). Man kan legge til internettlenker til for eksempel YouTube. Manusene og musikken kan være synlig i medlemsappen Gnist, slik kan medlemmene samtidig få tilgang til oppdatert manus og musikk i produksjonen de jobber med. Manus og musikk kan også koples sammen med terminlister dersom man abonnerer på aktivitetsmodulen. Manus og musikk finner du ved å gå til menyen ”Arkiv- manus og musikk”.

ANDRE EIENDELER:
Andre eiendeler er likt som utstyrsarkivet, men har ikke utlånsfunksjon. Denne kan brukes til utstyr dere anskaffer til støtte i foreningsdriften. Enten det er kaffetrakter, inventar, verktøy, roll-up eller teknisk utstyr. Man kan kategorisere utstyret etter type (typer defineres i menyen ”Administrasjon – andre kategorier – andre eiendeler”). Andre eiendeler finner du ved å gå til menyen ”Arkiv- andre eiendeler”.

PERSONELLREGISTER:
Personellregisteret brukes for å legge inn personer som jobber mot medlemmene. For eksempel instruktør, koreograf, repetitør, foreldrevakt og lignende. I personellregisteret kan man legge til informasjon om lønn, lønnsavtaler, skattekort og politiattest. Personell kan også knyttes opp mot spesifikke avdelinger. Personellregisteret finner du ved å gå til menyen ”Arkiv – personell”.

TIPS: Personelltyper defineres under menyen ”Administrasjon – andre kategorier – personell”

KONTAKTREGISTER:
Over tid vil nøkkelpersoner i foreningen (styret, komiteer og aktivitetsledere) ha dialog med mange eksterne kontakter. Dette kan f.eks. være leverandører, sponsorer, samarbeidspartnere, vaktmester osv. Opplysninger knyttet til slike eksterne kontakter samles i felles kontaktregister, og sikrer på den måten god kontinuitet i foreningsdriften. Kontaktregisteret kan benyttes ved fakturering og i meldingstjenesten. Kontaktregisteret finner du ved å gå til menyen ”Arkiv – kontakter”.

PERSONREGISTER:
Personregisteret i StyreWeb er der alle personer i hele foreningen ligger. Alt fra medlemmer, brukere, personell osv. Om man vil legge inn en annen adresse på en foresatt kan man søke vedkomne opp her og legge det til. Når man legger foresatt til på medlemmer så legges de automatisk inn med adressen til medlemmet. Om det er blitt duplikater i medlemsregisteret så kan disse slås sammen i personregisteret. Om du ikke vet om det er duplikater i systemet kan du gå til personregisteret og trykke på vis duplikater. Her vil du få en oversikt over alle systemet tror er duplikater. Personregisteret finner du ved å gå til menyen ”Arkiv – personer”.

MELDINGSTJENESTE:
I meldingstjenesten har dere muligheten til å kommunisere med blant annet medlemmer, foresatte, styret, grupperinger, komitéer og kontakter. Dere har historikk på alle meldingene som er sendt ut, med søkemuligheter. Dere kan sende både e-post og SMS, med muligheten til å angi et framtidig leveringstidspunkt. Ved opprettelse av e-post er det også mulig legge ved dokumentvedlegg fra dokumentarkivet. Man kan sende meldinger som SMS eller e-post, eller begge samtidig. Man kan velge avsender. Om noen svarer på e-posten så er det avsenderen som får svaret. E-post er gratis, men SMS koster 50 øre per melding. Man kan fylle på SMS-balansen direkte i StyreWeb. Når man bestiller SMS vil foreningen automatisk få faktura for dette. Man kan sende meldinger fra medlemslisten, komitéer, avdelinger, grupperinger, brukere og mange andre steder. Får man opp en knapp som heter ”Send melding” så blir dette sendt fra meldingstjenesten. Man kan også manuelt velge hvem man vil sende til direkte i meldingstjenesten. Meldingstjenesten finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – meldinger”.

HUSKELISTE:
Huskeliste er en veldig nyttig funksjon der man kan minne seg selv eller andre på oppgaver som skal gjøres i StyreWeb. Huskelister/huskelapper kan man lage rundt om i systemet, alle steder der du finner mulighet til å legge inn en kommentar kan du gjøre den om til en huskelapp. Ved å velge en ansvarlig og en oppfølgingsdato på kommentaren så blir dette automatisk en huskelapp. Man kan også få SMS-varsling på oppfølgingsdatoen om man ønsker det. De siste huskelappene vil være synlig på forsiden til foreningen i StyreWeb. Huskelisten med alle huskelapper finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – huskeliste”.

KALENDER:
Dette er en funksjon der dere kan legge ut viktige arrangementer eller lignende som dere har i foreningen. Denne kalenderen er synlig i medlemsappen Gnist og på nettsiden om dere har den modulen. Det er mulig å velge hvor kalenderen skal være synlig og for hvem. Om man bruker møteprotokoll i StyreWeb så legges møteprotokoll-kalenderen automatisk inn i kalenderen. Kalenderen finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – kalender”.

NB!: Om dere bruker aktivitetsmodulen så kan dere legge inn terminlister der. Da skal ikke øvelser føres manuelt inn i denne kalenderen. Vi anbefaler å bruke aktivitetsmodulen til å legge inn øvelser, da det er mer funksjonalitet rundt det der.

STYRET, BRUKERE OG TILGANGSKONTROLL:
Alle personer som har tilgang til foreningens portal/medlemsregister er brukere. Brukere kan tildeles roller som er relevant i deres forening. Det er i brukeroversikten at man definerer styreroller. For styreroller kan man legge inn datoer for perioden man er valgt. Alle som står i listen over brukere har tilgang til medlemsregisteret (man har tilgang selv om det ikke er registrert rolle). Så det er viktig at dere fjerner tilgangen til brukerne som ikke lenger er med i foreningen. Om dere fjerner tilgangen til en bruker så kan denne lett gjenopprettes ved å finne brukeren i listen over ”ikke aktive”. Brukeroversikten finner du ved å gå til menyen ”Administrasjon – brukere”.

Alle brukere kan styres med tilgangskontroll, slik at dere i foreningen har full oversikt over hvilke brukere som har tilgang til hva. Det er kun brukere med administratortilgang som kan endre på tilgangskontrollene (I Frilynt er dette satt til styreleder som standard). Dere velger selv hvem som skal være administratorer i deres forening. Tilgangskontrollene er som følger:

  • Rediger Medlemsregister: Kan gjøre endringer i medlemsregisteret.
  • Regnskap – Nivå 1: Kan kun lese regnskapet.
  • Regnskap – Nivå 2: Alle rettigheter rundt føring av regnskapet.
  • Personaladministrasjon: Kan gjøre endringer i personellregisteret. «Arkiv – Personell».
  • Hjemmeside administrator: All redigering i forbindelse med hjemmesiden.
  • Hjemmeside publisering: Forfatte og publisere artikler på hjemmesiden.
  • Administrator: Har tilgang til å endre alt som har med brukere, og tilgangskontroll å gjøre.

Dersom dere trenger hjelp og tips rundt dette med brukere så ta kontakt med oss på medlemsregister(AT)frilynt.no eller 33 48 80 90.

TIPS: Roller på brukere defineres under menyen ”Administrasjon – andre kategorier – roller”

SPØRSMÅL OG SVAR:
StyreWeb har en egen meny for spørsmål og svar, her kan du finne ut alt det du måtte lure på om systemet. Det er gode instruksjoner med bilder og tekst. Det finnes også undervisningsfilmer for noen av de største oppgavene i systemet. En guide med relevante emner fra spørsmål og svar vil være synlig på mange av sidene dere er inne på i StyreWeb. Det dukker opp som en egen stolpe på høyre side av skjermen. Om du ikke ser denne kan du trykke på spørsmålstegnet øverst til høyre på skjermen (under profilbildet ditt). Hvis du vil ta en titt på alle spørsmål og svar kan du gå til menyen ”Hjelp – Spørsmål og svar” eller ”Hjelp – undervisningsfilmer”.

KONTAKTSKJEMA:
Dersom du ikke finner ut av det du lurer på under spørsmål og svar, kan du også sende inn en forespørsel via vårt kontaktskjema i StyreWeb. Dette er et verktøy der vi i Frilynt kan motta spørsmål fra dere om StyreWeb (feil, ting dere ikke forstår, nye funksjoner osv). Dersom vi i Frilynt ikke klarer å hjelpe dere med problemet, så kan vi enkelt sende dette videre til StyreWeb i systemet. Dette gjør det veldig enkelt for StyreWeb og se hva vi har snakket om, slik at de raskt kan finne feilen eller hjelpe til med problemet. En annen fordel med å bruke kontaktskjemaet er at sakene dere legger inn vil bli liggende i systemet, slik at dere kan gå tilbake å se hva som er gjort tidligere. Kontaktskjemaet finner du ved å gå til menyen ”Hjelp- kontaktskjema”.

 

ØKONOMI (Inkludert I Frilyntmedlemskapet)

Komplett og svært brukervennlig løsning tilpasset behovene i en forening. Her er det ikke nødvendig med regnskapsutdannelse for å løse oppgaver som budsjett, medlemskontingent, fakturering, regnskap og rapportering.

REGNSKAP:
Før regnskapet online slik at styret er oppdatert til enhver tid. Svært brukervennlig, og det kreves ikke regnskapsbakgrunn for å løse oppgaven som kasserer. Det er støtte for prosjektregnskap og flere nyttige funksjoner for god økonomistyring.

  • Leveres med standard kontoplan for din foreningstype, med gode muligheter for egen tilpasning
  • Budsjett
  • Enkel og effektiv bilagsføring
  • Mulighet for elektronisk lagring av dokumentasjon til bilaget
  • Velg sats for mva-kompensasjon direkte på bilaget
  • Full oversikt i dagboken med navigasjon direkte fra konto til bilagsoversikt
  • Støtte for prosjektregnskap
  • Avanserte søkemuligheter i bilagsregisteret
  • Bankavstemming
  • Rapporter
  • Årsavslutning med årsrapport
  • Støtter avvikende regnskapsår

KONTOPLAN OG BUDSJETT:
Regnskapet kommer ferdig oppsatt med kontoplan tilpasset deres foreningstype, men dere kan selvsagt gjøre tilpasninger ut fra eget behov. Vedtatt årsbudsjett registreres enkelt i StyreWeb, og det kan også budsjetteres på prosjektnivå. Kontoplan finner du ved å gå til menyen ”Regnskap – administrasjon – kontoplan”. Budsjett finner du ved å gå til menyen ” Regnskap – årsoppgaver – budsjett”

MEDLEMSKONTINGENT:
Foreninger er avhengig av effektive løsninger for innbetaling av medlemskontingent. I StyreWeb har dere en skreddersydd løsning for medlemskontingent, med mulighet for å inkludere f.eks. aktivitetsavgifter. Riktig pris beregnes automatisk og støtter familiefaktura, familierabatt og søskenmoderasjoner. Medlemskontingent finner du ved å gå til menyen ”Regnskap – fakturering – medlemskontingent”.

FAKTURERING:
Enkelt å opprette faktura både til medlemmer og eksterne kontakter. Mange alternative metoder for distribusjon. Lokal utskrift, sentral utskrift, e-post faktura, e-faktura, avtalegiro og direktebetaling med f.eks. kort eller Vipps. Mulighet for KID og auto-OCR, slik at faktura og regnskap automatisk blir oppdatert ved betaling. Enklere blir det ikke! Det finnes også effektive løsninger for purring, avtalegiro og inkasso. Fakturering finner du ved å gå til menyen ”Regnskap – fakturering – fakturering”.

RAPPORTER OG KONTROLL:
StyreWeb inneholder de rapporter som er nødvendig for kasserer, styret, revisor og årsmøte. Rapportene kan enkelt eksporteres til Excel eller i PDF-format. I StyreWeb har tillitsvalgte til enhver tid oversikt over den økonomiske situasjonen, og kasserer kan glede seg over tidsbesparelser og god kontroll.

 

FUNKSJONER I STYREWEB RETTET MOT FRILYNT NORGE

ORGANISASJONER:
I StyreWeb kan du finne oversikten over andre lag som også er med i Frilynt. Ved å bruke dette registeret kan man enkelt få kontaktinfo på lag som er i nærheten som man kanskje kan veksle erfaringer og utstyr med for eksempel. Oversikten over medlemslaga i Frilynt finner du ved å gå til menyen ”Sentralorganisasjon- organisasjon”.

TILLITSVALGTE:
I StyreWeb kan du finne oversikten over tillitsvalgte i andre lag som også er med i Frilynt. Ved å bruke dette registeret kan man enkelt få kontaktinfo på tillitsvalgte med samme rolle som deg som man kan veksle erfaringer med. Oversikten over tillitsvalgte i medlemslaga i Frilynt finner du ved å gå til menyen ”Sentralorganisasjon- tillitsvalgt”.

ÅRSRAPPORT OG TEATERRAPPORT:
Som medlemslag i Frilynt Norge må man levere årsrapport hvert år. Dette gjøres direkte i StyreWeb. Så lenge man har medlemslisten og styret oppdatert i systemet så er det mye raskere og enklere å levere årsrapport. Teaterrapporten er en del av årsrapporten der man fyller inn hvor mange forestillinger, øvelse, publikummere og deltagere man har på hvert prosjekt. Årsrapporten finner du ved å gå til menyen ”Sentralorganisasjon – årsrapport”.

FRIFOND:
Som medlemslag i Frilynt Norge kan man årlig søke Frifondtilskudd via StyreWeb. Alle medlemslag som har fem eller flere betalende medlemmer under 26 år kan søke. Les mer om Frifond i Frilynt her: https://frilynt.no/frifond/. Frifond finner du ved å gå til menyen ”Sentralorganisasjon – søknader”.

MOMSKOMPENSASJON:
Som medlemslag i Frilynt Norge kan man årlig søke momskompensasjon via StyreWeb. Les mer om momskompensasjon i Frilynt her: https://frilynt.no/momskompensasjon/. Momskompensasjon finner du ved å gå til menyen ”Sentralorganisasjon – søknader”.

DOKUMENTARKIV (SENTRALT):
I StyreWeb har Frilynt muligheten til å dele dokumenter med medlemslagene direkte i systemet. Dette sikrer Frilynt at de rette folkene får tilgang til dokumentene vi deler. Eksempler på ting som ligger her er: landsmøtepapirer, logo, maler, medlemsfordeler og vedtekter. Dokumentarkivet til Frilynt finner du ved å gå til menyen ”Sentralorganisasjon- dokument”.

SAKER:
Dette er nesten det samme som kontaktskjemaet under hjelp, men her kan man stille spørsmål til Frilynt som ikke gjelder StyreWeb. Det være seg premiereinvitasjoner, spørsmål om kurs, generelle henvendelser også videre. Om man sender saker her isteden for på e-post vil man også kunne se historikk på hva andre i foreningen har spurt Frilynt om.

 

MODULER UTENOM MEDLEMSREGISTERET TIL FRILYNT NORGE:

AKTIVITET (MODUL SOM KAN BESTILLES)

Aktivitetsmodulen i StyreWeb gir god støtte til gjennomføring av aktiviteter. Man kan sette opp terminlister med kontaktpersoner og deltagere samt føre oppmøte og fravær direkte i medlemsappen Gnist. Slik får man god oversikt og oppmøtestatstikk på medlemmene. Man kan sende ut spørreskjema til medlemmer og har tilgang til dugnadsregnskap samt et eget prosjektverktøy for deg som planlegger et arrangement eller prosjekt.

TERMINLISTE:
Terminliste benyttes for å presentere repeterende aktiviteter i kalender, og gir i tillegg mulighet til å ha god oversikt over oppmøte/fravær blant deltakere. Funksjonen er spesielt nyttig i foreninger med faste treninger/øvinger/kurskvelder for sine medlemmer. Hver enkelt aktivitetsgruppe/avdeling har sin egen terminliste, og for hver terminliste kan dere avgjøre om aktivitetene skal presenteres i kalender på hjemmesiden.

Terminlister kan koples opp mot avdelinger. Når man bruker terminlister vil man kunne legge inn kontaktpersoner som kan føre oppmøte og fravær på øvelsene (eksempels instruktør eller foreldrevakt). Dette kan enten gjøres på en datamaskin innlogget i StyreWeb, eller enda lettere direkte i medlemsappen Gnist. Man kan også tilordne manus og musikk til terminlisten, slik at de som er i avdelingen kan se relevante tekst- og lydfiler. Man får også fullstendig oppmøtestatistikk for avdelingen.

Gnist er en medlemsapp der alle deltagere (og foresatte), brukere og personell kan logge inn. Basert på hvilken tilgang man har kan man gjøre forskjellige ting i appen. Hvem kan gjøre hva i Gnist:

  • Deltagere og foresatte: Kan se aktiviteter som deltageren er med i og varsle fravær.
  • Personell/kontaktperson: Kan se aktiviteter/avdelinger som man har ansvar for og føre oppmøte og fravær på øvelsen.

Gnist har også en del andre fordeler, les mer om Gnist lenger opp.
Terminliste finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – terminliste”.

ONLINE SPØRRESKJEMA:
Spørreskjema er nyttig i de tilfeller hvor du skal innhente svar fra medlemmer/foresatte. Eksempel på dette kan være påmelding til tur og innhenting av informasjon knyttet til dette. I StyreWeb kan du enkelt opprette et spørreskjema som besvares over internett. Vil du for eksempel finne ut hvem som kommer på et arrangement og automatisk dele inn de som kommer inn i en egne grupperinger, kan du gjøre det med spørreskjema. Å dele inn de som kommer i grupperinger er fordelaktig når man skal kommunisere med deltakerne via meldingstjenesten. Spørreskjema finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – spørreskjema”.

PROSJEKT:
Her kan man opprette og organisere prosjekter dere jobber med. Inne i prosjektet kan man legge til oppgaver som skal utføres og angi deltagere som jobber på oppgaven. Man kan også sette frister og markere hvor langt man har kommet med oppgaven, samt merke de som ferdige. Om ønskelig kan man også føre timelister per deltager på de forskjellige oppgavene for å holde full oversikt. Videre kan man legge til kommentarer og huskelapper om ønskelig. Det er mulig å laste opp dokumenter til prosjektet. Prosjekt finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – prosjekt”.

DUGNADSREGNSKAP:
Det kan være nyttig å holde oversikt over hvem som bidrar på dugnader og med hvor mye. I StyreWeb kan man legge inn dugnader og holde oversikt på hva hvert enkelt medlem har lagt ned i dugnadsinnsats. Man kan knytte dugnadsregnskapet opp mot avdeling og sette inntekt på dugnaden dersom det er betalt. Herfra kan det føres direkte til regnskapet i økonomimodulen om man bruker den. Dugnadsregnskap finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – dugnadsregnskap”.

TIPS: Alle moduler kan lett bestilles og administreres under menyen ”Administrasjon – sentral informasjon”. Bla ned til Aktive moduler.

 

MODULPRIS:

Antall medlemmer Modulpris
1-20 Kr 20,-
21-200 Kr 50,-
201-2000 Kr 100,-

 

HJEMMESIDE (MODUL SOM KAN BESTILLES)

Med StyreWeb vil foreningen enkelt kunne holde sin hjemmeside oppdatert. Her er det ikke nødvendig med kunnskap om koding og html! Moderne og mobiltilpasset (responsivt) design er selvsagt på plass. Integrert hjemmesideløsning som gjør det svært enkelt å publisere innhold.

ENKELT VEDLIKEHOLD:
Mange foreninger ender opp med en utdatert hjemmeside etter at en ivrig webmaster har mistet interessen eller sluttet i foreningen. StyreWeb har prioritert brukervennlighet. Innholdet kan svært enkelt oppdateres, og på den måten kan flere i foreningen bidra med vedlikehold og publisering. Med integrert hjemmeside vil også mye av innholdet bli oppdatert automatisk. Som for eksempel kontaktinformasjon, styreoversikt og aktivitetskalender. Hjemmesiden er som utgangspunkt satt opp med menypunkt som er relevant for de fleste foreninger. Det er svært enkelt å gjøre tilpasninger, og veien frem til å kunne publisere ny hjemmeside er derfor svært kort.

MODERNE DESIGN:
Stadig større andel av besøkende på hjemmesiden benytter mobiltelefon eller nettbrett. Et moderne og mobiltilpasset (responsivt) design er derfor avgjørende. Dette er godt ivaretatt og inngår i ferdig oppsatt design.

Hjemmesidemodulen finner du ved å gå til menyen ”Tjenester – hjemmeside”.

TIPS: Alle moduler kan lett bestilles og administreres under menyen ”Administrasjon – sentral informasjon”. Bla ned til Aktive moduler.

 

MODULPRIS:

Antall medlemmer Modulpris
1-20 Kr 40,-
21-200 Kr 80,-
201-2000 Kr 160,-

 

ELEKTRONISK INNMELDING (MODUL SOM KAN BESTILLES)
Fleksibelt innmeldingsskjema med direkte kopling mot medlemsregister. Mulighet for online betaling.

INNMELDING:
Fleksibel og effektiv løsning for elektronisk innmelding. Integreres enkelt på hjemmesiden, facebook eller andre kanaler. Funksjonen sikrer at dere får inn nødvendig informasjon fra nytt medlem og at den videre prosessen med bekreftelse og kvalitetssikring går effektivt. Det er også mulig å kreve innbetaling av medlemskontingent som del av prosessen.

VENTELISTE:
Dersom dere har venteliste i foreningen kan innmeldinger sendes direkte til en medlemstype som heter venteliste. Når dere har ledig plass legger dere medlemmene inn og knytter de til riktig avdeling.

TIPS: Alle moduler kan lett bestilles og administreres under menyen ”Administrasjon – sentral informasjon”. Bla ned til Aktive moduler.

 

MODULPRIS:

Antall medlemmer Modulpris
1-20 Kr 15,-
21-200 Kr 30,-
201-2000 Kr 60,-

 

ARRANGEMENT (MODUL SOM KAN BESTILLES)
Komplett løsning for annonsering, påmelding og gjennomføring. Pris pr. deltaker: kr 10,- + 2,5% av beløp.

PRESENTASJON:
Presenter arrangementet på internett i et moderne og mobiltilpasset (responsivt) design. Svært fleksibel løsning slik at dere enkelt kan beskrive arrangementet med oppsett av kriterier og kontroller ved påmelding. Arrangementet får sin helt unike nettadresse, slik at det enkelt kan gjøres tilgjengelig i andre kanaler som f.eks. Facebook og e-post.

PÅMELDING:
Tjenesten kan benyttes til påmelding både for medlemmer og eksterne. Dette styres enkelt i oppsettet, og medlemmene kan selvsagt tilbys spesialpris. Rask og trygg betaling med kort eller mobilbetaling gjennom Netaxept. Støtter blant annet Visa, MasterCard, Bankaxess, PayPal, MobilePay og Vipps. Deltaker mottar automatisk bekreftelse og kvittering på kjøp. Det er mulig å aktivere venteliste på arrangementet. Enkel håndtering av avmeldinger, flyttinger og opprykk fra venteliste direkte i StyreWeb. Det er også mulighet for å presentere arrangementet på engelsk.

KOMMUNIKASJON:
Inn mot arrangementet vil det være nyttig å kunne sende informasjon til deltakere. Svært effektiv løsning for utsending av e-post og SMS direkte fra deltakerlisten. Trenger dere ytterligere opplysninger fra deltakerne kan det enkelt sendes ut online spørreskjema direkte fra deltakerlisten.

INNSJEKK:
På arrangementet kan deltakere enkelt og effektivt sjekkes inn med QR-koden fra deltakerbeviset. I StyreWeb har dere full oversikt over status på innsjekk, og kan enkelt sende varsel (SMS/Gnist) til de som ikke har sjekket inn.

TIPS: Alle moduler kan lett bestilles og administreres under menyen ”Administrasjon – sentral informasjon”. Bla ned til Aktive moduler.

 

MODULPRIS:

Antall medlemmer Modulpris
1-20 Kr 0,- (Pris pr. Deltaker kr 10,- + 2,5% av beløp)
21-200 Kr 0,- (Pris pr. Deltaker kr 10,- + 2,5% av beløp)
201-2000 Kr 0,- (Pris pr. Deltaker kr 10,- + 2,5% av beløp)

 

GNIST MEDLEMSKORT:
Mange foreninger skaper medlemsfordeler gjennom rabattavtaler for sine medlemmer. Gyldig medlemskort er i denne sammenheng viktig. Medlemskort benyttes også i forbindelse med adgang til foreningens arrangementer og møter.

De fleste løser medlemskort ved å sende faktura m/medlemskort, og hvor medlemmet etter betaling limer kvitteringsoblat fra banken på medlemskortet. Dette betyr både arbeid og ikke minst høy kostnad. Foreningen har kostnader på giro, konvolutt og porto, og i tillegg
betaler medlemmet kr.20 til banken for kvitteringsoblat.

Gnist Medlemskort er løsningen!

Mange fordeler med Gnist digitalt medlemskort

  • Medlemskort automatisk synlig når kontingent er betalt
  • Alltid tilgjengelig via app og nettleser
  • Oversikt over rabattavtaler
  • Rabattkoder for netthandel
  • Foreningen får eget design og logo på medlemskortet
  • Alt arbeid knyttet til administrasjon av medlemskort forsvinner
  • Stor kostnadsbesparelse

Pris per år: kr 5,- pr. medlem (inkl. mva)

LagreLagre

LagreLagre

LagreLagre

LagreLagre

LagreLagre

Scroll to top